A Fintech Világa legújabb adásában Érczfalvi András műsorvezető és Siklós Bence, a Peak tanácsadója Ángyán Balázzsal, a Számlázz.hu ügyvezetőjével beszélgettek arról a jogszabályi változásról, amely 2025. július 1-től minden hazai vállalkozásra hatással lesz: ezentúl csak elektronikus formában kapják meg a villamosenergia- és gázszolgáltatóktól érkező számláikat a kkv-k és a nagyvállalatok, és ezeket digitálisan is kell…
Az új előírás kizárólag nem lakossági felhasználókra vonatkozik, vagyis minden vállalkozás, kkv, alapítvány és szervezet érintett, amely nem magánszemélyként kötött közüzemi szerződést. Az érintett cégek száma akár százezres nagyságrendű is lehet, beleértve a mikro- és az egyéni vállalkozókat.
Mi tekinthető elektronikus számlának?
Fontos tudni, hogy mi tekinthető digitális/elektronikus számlának. A jogi megfelelés mellett a kifinomult digitális csalások elterjedése miatt is érdemes tisztában lenni a formátummal. A digitális számla nem csupán egy e-mailben érkező PDF-fájl. Jogilag csak akkor tekinthető érvényesnek, ha
- elektronikusan kerül kibocsátásra, továbbításra és befogadásra,
- elektronikus formában archiválják, nem elegendő a kinyomtatott verzió,
- az archiválás jogszabályi követelményeknek felel meg: olvashatóság, változatlanság, visszakereshetőség, biztonságos tárolás.
Mi történik, ha nem archiválják helyesen?
A vállalkozás köteles biztosítani, hogy a számlák elektronikus formában visszakereshetők és ellenőrizhetők legyenek. Ellenkező esetben mulasztási bírságra számíthatnak a kkv-k és vállalatok egy esetleges NAV-ellenőrzés során. Fontos, hogy a számla kinyomtatása nem helyettesíti a digitális archiválást!
Ángyán Balázs, a Számlázz.hu ügyvezetője szerint
- a legtöbb digitális számlázási rendszer alapvetően nem felel meg az archiválási követelményeknek,
- a Számlázz.hu #profi csomagja viszont képes letölteni a NAV-tól bejövő számlák adatait, és azokat a felhasználó kérésére archiválja is,
- ehhez azonban az ügyfélnek fel kell töltenie az e-mailben kapott számlaképet (a PDF-et) a rendszerbe. Ezzel már biztosított a törvény szerinti archiválás, és a számlák 13 évig megőrzésre kerülnek.
Hogyan készüljenek a vállalkozások a jogszabályváltozásra?
- Ellenőrizzék, hogy a szolgáltatóknál milyen e-mail-címmel szerepelnek.
- Készüljön fel mindenki arra, hogy júliustól már nem érkezik papíralapú számla.
- Gondoskodjanak arról, hogy a digitális archiválás megfeleljen a jogszabályoknak.
Az új szabályozás célja hosszú távon előremutató: csökkenti a papírfelhasználást, mérsékli a postai költségeket és modernizálja az adminisztrációt. Ugyanakkor a felkészülés felelőssége a vállalkozásoké.
A teljes adás az alábbis Spotify-linken visszahallgatható:
Címlapfotó: Fintech Világa
